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Aufbewahrungspflichten im Personalbereich

Inhalt der Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlage
Arbeitnehmerüberlassung: Aufbewahrungspflicht des Verleihers bzgl. seiner Geschäftsunterlagen 3 Jahre § 7 Abs. 2 S. 4 AÜG
Arbeitnehmerüberlassung: Aufbewahrung der Aufzeichnungen des Entleihers bzgl. der Arbeitszeit eines eingesetzten Leiharbeitnehmers mind. 2 Jahre § 17c Abs. 1 AÜG
Arbeitszeitnachweise mind. 2 Jahre § 16 Abs. 2 S. 2 ArbZG
Bescheinigung über durch Datenübertragung erstattete Meldungen für die Sozialversicherungsträger bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres § 25 DEÜV
Entgeltunterlagen
(z.B. Stundenlohnzettel, Akkordzettel, Anwesenheitslisten, Anweisungsbelege)
Aufbewahrungspflicht Sozialrecht: Bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung nach § 28 p SGB IV folgenden Kalenderjahres § 28f Abs. 1 S. 1 SGB IV
Aufbewahrungspflicht Steuerrecht: Sechs Jahre § 147 Abs. 1 Nr. 5, Abs. 3 S. 1 Alt. 2 AO
Fahrtschreiber: Schaublätter 1 Jahr § 57a Abs. 2 S. 4 StVZO
Heimarbeit: Entgeltbelege bis zum Ablauf des dritten Kalenderjahrs, das auf das Jahr der letzten Eintragung folgt § 13 Abs. 1 S. 1 HAGDV 1
Lohnkonten bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt § 41 Abs. 1 S. 9 EStG
Quittungsbelege über Zahlung von Arbeitslohn
(z.B. Lohnbelege, Lohnlisten)
10 Jahre § 257 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 4 Alt. 1, Abs. 5 HGB
Bei geringfügig Beschäftigten i.S.d. § 8 Abs. 1 SGB IV oder Arbeitnehmern, die in den Branchen des § 2a SchwarzArbG arbeiten:

Aufzeichnung Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit
Mind. 2 Jahre ab Aufzeichnung § 17 Abs. 1 S. 1 MiLoG
Nachweise über die Zahlung des Arbeitsentgelts an geringfügig Beschäftigte i.S.d. § 8 Abs. 1 SGB IV oder an in den Branchen des § 2a SchwarzArbG beschäftigten Arbeitnehmern Mind. für die Dauer des Arbeitsverhältnisses;
insgesamt nicht länger als 2 Jahre
§ 17 Abs. 2 S. 1 MiLoG
Bei grenzüberschreitend entsandten oder regelmäßig im Inland beschäftigten Arbeitnehmern:

Aufzeichnung Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, wenn Normen eines allgemeinverbindlichen TarifV oder eine ein Mindestentgelt festsetzende Verordnung nach dem AEntG auf den Arbeitsvertrag anwendbar sind oder bei Arbeitnehmerüberlassung
Mind. 2 Jahre ab Aufzeichnung § 19 Abs. 1 AEntG
Aufzeichnungen über Tatsachen, die für Nachweise und Meldungen an den Unfallversicherungsträger erforderlich sind (Lohnnachweis) Mind. 5 Jahre § 165 Abs. 4 SGB VII
Unterlagen betreffend die Meldung an den Träger der Insolvenzsicherung über die Höhe des für die Beitragsbemessung maßgeblichen Betrages Mind. 6 Jahre ab Meldestichtag (30.9. des jeweiligen Kalenderjahres) § 11 Abs. 2 BetrAVG

Aufbewahrungspflichten für Arbeitsschutzunterlagen

Inhalt der Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungsfrist Rechtsgrundlage
Arbeitsmedizinische Vorsorge bei besonderer Gefährdung am Arbeitsplatz: Vorsorgekarte und ärztliche Bescheinigung bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses § 11 Abs. 4 S. 1 DGUV Vorschrift 6
Chemikaliengesetz: Prüfpläne, Inspektionen usw. 15 Jahre Anhang 1 Abschnitt II Ziffer 10.2 zu § 19a Abs. 1 ChemG
Infektionsschutz: Bescheinigung des Gesundheitsamtes und Dokumentation der Belehrung bis zum Ausscheiden des Arbeitnehmers § 43 Abs. 5 S. 1, 2 IfSG
Jugendarbeitsschutz: Allgemeine Unterlagen mind. 2 Jahre nach der letzten Eintragung § 50 Abs. 2 JArbSchG
Jugendarbeitsschutz: Aufbewahrung ärztlicher Bescheinigungen bis zu Beendigung der Beschäftigung, höchstens bis zur Vollendung des 18. Lebensjahres § 41 Abs. 1 JArbSchG
Ladenschlussgesetz: Verzeichnisse und Unterlagen mind. 1 Jahr nach der letzten Eintragung § 22 Abs. 3 Nr. 2 S. 2 LadSchIG
Gefährdungen durch Lärm und Vibrationen: Dokumentation über Messergebnisse Mind. 30 Jahre § 4 Abs. 1 S. 4 LärmVibrationsArbSchV
Mutterschutz: diverse Unterlagen mind. 2 Jahre nach der letzten Eintragung § 27 Abs. 5 Mutterschutzgesetz (MuSchG)
Prüfung von Arbeitsmitteln: Prüfaufzeichnungen mind. bis zur nächsten Prüfung § 14 Abs. 7 S. 1 BetrSichV
Strahlenschutz: Messungen über Ortsdosis oder Ortsdosisleistung im Kontrollbereich und im Überwachungsbereich einer Röntgeneinrichtung oder eines Störstrahlers 30 Jahre nach Abschluss der Aufzeichnung, mind. bis zur Vollendung des 75. Lebensjahres § 167 Abs. 2 StrlSchG
Strahlenschutz: Protokoll der Funktionsprüfung Strahlungsmessgeräten 10 Jahre ab dem Zeitpunkt der Funktionsprüfung oder Wartung § 90 Abs. 5 S. 1 Nr. 3 StrSchV
Strahlenschutz: Unterweisungsaufzeichnungen 1 Jahr bzw. 5 Jahre § 63 Abs. 6 StrlSch
Verzeichnis über Arbeitnehmer, die eine Tätigkeit mit krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Gefahrstoffen der Kategorie 1A oder 1B ausüben 40 Jahre § 14 Abs. 3 Nr. 4 GefStoffV